ကုမ္ပဏီကြီးတွေ MNCs' multi
national companies တွေရဲ့ budgeting procedures and
approval process ကိုဝေမျှပါရစေ။
Budget preparation ဘတ်ဂျတ်ရေးဆွဲခြင်းဟာလည်း
Financial reporting လို အရေးပါတဲ့ Finance process တခုဖြစ်ပါတယ်။ Auditor ဟာ audited financial
statements အပေါ်မှာ သူ့ရဲ့ opinion ကို
Public Co. ဆို AGM Annual General Meeting Private ဆို BoD Board of Directors meeting မှာတက်ရောက်ပြီး
read out လုပ်သလိုပဲ Budget ကိုလည်း
BoD meeting မှာ CFO and Budget team က
presentaion လုပ်ပြီး BoD တွေရဲ့
approval ရယူကြရပါတယ်။
Budget cycle လို့ခေါ်တဲ့
budget preparation ကာလဟာ အများအားဖြင့် Aug/Sep လလယ်လောက်မှာစပြီး End of Dec မတိုင်ခင် သို့မဟုတ်
1st or 2nd week of January လောက်မှာ BoD approval ရယူလေ့ရှိကြပါတယ်။ Co. ရဲ့ Financial year ပေါ်မူတည်ပြီး Budget cycle ဟာ အပြောင်းအလဲရှိပါလိမ့်မယ်။
ကနဦးအနေနဲ့ Budget team ရယ် သက်ဆိုင်ရာ Business
Unit Heads or Dept Heads တွေတွေ့ဆုံဆွေးနွေးကြပြီး
departmental budget ကိုရေးဆွဲကြပါတယ်။ ဒီအဆင့်မတိုင်ခင်
section အလိုက် manager တွေနဲ့ BU
heads တွေတွေ့ဆုံပြီး သူတို့ရဲ့သက်ဆိုင်ရာ အပိုင်းအတွက်
budget တွေကိုပြင်ဆင်ကြပြီး လိုအပ်ရင် budget team ကပါ ဝင်ပြီး involve လုပ်ရပါတယ်။ Budget team
ဟာ Departmental budget တွေပြီးစီးပါက
consolidation လုပ်ပြီး Budget team head ရဲ့
review ကိုရယူလေ့ရှိပါတယ်။ Budget team Head ဟာ
BU Head တွေနဲ့တွေ့ဆုံစဉ္ကတည်းက ပါဝင်ပြီးသားမို့ နောက်ထပ်တကြိမ်
thoroughly review လုပ်ခြင်းဖြစ်ပြီး clear မဖြစ်တာတွေကို
BU head တွေကို follow up လုပ်တာ၊ ပြင်ဆင်မယ့်အပိုင်းတေွေကို notify လုပ်တာတွေလုပ်ဆောင်လေ့ရှိပါတယ်။
နောက်တဆင့်ကတော့ budget အတွက် မလိုအပ်တာတွေစစ်ထုတ်ပြီးလျှင် ppt ပြင်ပြီး
CFO review ရယူခြင်းဖြစ်ပါတယ်။ ဒီအဆင့်မှာ Addition/
deletion တွေထပ်ကြုံတွေ့ရပါလိမ့်မယ်။ နောက်တဆင့်ကတော့ CEO/
MD review ဖြစ်ပါတယ်။ ဒီအဆင့်ကျော်သွားရင်တော့ Corporate
Governance အရဖွဲ့စည်းထားတဲ့ Committe တွေထဲက
Finance and Investment Committe က ထပ်မံ review လုပ်ပြီး budget ကို BoD approval ယူဖို့ endorsed လုပ်ပေးကြပါတယ်။ နောက်ဆုံးမှာတော့
BoD approval ယူတဲ့အဆင့်ပါ။ BoD က လက်မခံရင် ပြန်ပြီး
revise လုပ်ရပြန်ပါတယ်။
Budget မှာ Revenue
Budget၊ Opex (operating expense) budget၊ CAPEX
( Capital Expenditure Budget) နဲ့ Real Estate Developer ၊ Oil and Gas၊ Mining လို
sector တွေဆို Project Budget၊ R&D
Budget တွေ သီးခြားပါလေ့ရှိပါတယ်။ Budget ရေးဆွဲရာမှာ
Top down approach ( based on Strategic decision or corporate objectives အရရေးဆွဲတာ) ကော bottom up approach ( သက်ဆိုင်ရာ team or dept တွေရဲ့ input ပေါ်မူတည်ပြီး ရေးဆွဲတာ) ၂မျိုးလုံးသုံးစွဲ ရေးဆွဲကြပါတယ်။
လိုတာတွေတော့ Adjust လုပ်ကြရတာပေါ့။
Budget ရေးဆွဲတဲ့အခါမှာ
FS ကိုရေးဆွဲတဲ့အတိုင်း final outcome အနေနဲဲ့ SOPL, SOFP, SOCF ၃မျိုးလုံးရေးဆွဲရတဲ့အတွက်
လိုအပ်တဲ့ applicable accounting standard တွေကိုပါထည့်သွင်းရေးဆွဲရလို့
Financial reporting team နဲ့ပါ coordination ပြုလုပ်ကြရပါတယ်။
Budgeting tool ဖြစ်တဲ့ Hyperion လို
tool တွေသုံးပြီးရေးဆွဲတာကြောင့် data flow (importing
Actual data) တွေမြန်ဆန်ပြီး basis, analysis, summarize လုပ်ဆောင်မှုတွေအတွက် အများကြီးအထောက်အကူပြုသလို approved budget ကို Oracle လို SAP လို
MS Dynamics လို ERP core system တွေကို
export လုပ်ရာမှာလည်း လွယ်ကူစေပါတယ်။ Budget approve ဖြစ်ပါက line by line Coding (Combination of chart of accounts
with Department and sub accounts) ထည့်ပြီး Main ERP core system မှာ import
(Hyperion to ERP) လုပ်ပါတယ်။ ဒီလို code တွေထည့်ဖို့
ဥပမာ Oracle ERP မှာဆို 9 segments ထိ
create လုပ်လို့ရပါတယ်။ ကျွန်တော်လုပ်ခဲ့ဖူးတဲ့ Co မှာတော့ 7 segments create လုပ်ထားပြီး
1. Company (parent & subsidaries တွေအတွက်)
2. Project ( Development Co. မို့ various project s and phase)
3. Business Units/ Departments (sub
sections ပါ create လုပ်ပြီး Parent
Dept ကို roll up လုပ်ထား - parent အတွက် data ဆွဲထုတ်ရင် sub sections အားလုံးရဲ့ data ကို view လို့ရ)
4, Account (Main Chart of Accounts for
FS level)
5. Cost code ( Public relation cost မှာမှ sub heads တွေ retainer fees, public
event feesစသဖြင့် create လုပ်ထားတာ)
6. Inter co. ( Parent နဲ့
subsidary ၊ Subsidaries to Subsidaries transactions တွေအတွက်၊ group transactions တွေ extract လုပ်ရတာ လွယ်ကူစေတယ်)
7. Future ( လိုအပ်ရင်သုံးဖို့
reserve ထားတာ)
အစရှိသဖြင့် create လုပ်ထားခဲ့ပါတယ်။
ဒီအပိုင်းကို လက်တွေ့တခုနဲ့ ရှင်းပြရမယ်ဆိုရင်
ဥပမာ
Marketing Dept က social media ad အတွက် budget
ဆိုပါစို့ product level အတွက်လား
corporate level အတွက်လား facebook လား
youtube လား instagram လား ခွဲပြီး
budget line ရှိစေဖို့ dept မှာ
Marketing (advertising & promotion၊ public relation၊ brand management၊market research လို section တွေအတွက် sub တွေခွဲပြီး dept
create လုပ်ကတည်းက parent ဖြစ်တဲ့
Marketing ကို Chart of Account မှာ
roll up လုပ်ထား) ကိုရွေး၊ ပြီးရင်
Account မှာ social media Ad ကိုရွေး ၊ ပြီးရင်
cost code မှာ facebook ကိုရွေး ဒါမျိုးပေါ့။
Budget ကို line by
line coding လုပ်ရတဲ့ ရည်ရွယ်ချက်ကတော့ budgetary process ရဲ့အစိတ်အပိုင်းတရပ်ဖြစ်တဲ့ budgetary control မှာ
Absolute check လုပ်ဖို့ဖြစ်ပါတယ်။ ဆိုလိုတာက department တခုက စရိတ်တခုသုံးစွဲမယ်ဆိုရင် Purchase requisition လုပ်တဲ့အခါမှာ budget ရှိကြောင်း ဖော်ပြထားတဲ့ codes တွေကို အသုံးပြုပြီး budget
approve ရဖို့တင်ပေးရမှာဖြစ်ပြီး system က
budget available ( dept က တင်လိုက်တဲ့ budget line က upload လုပ်ထားတဲ့ budget line နဲ့ တူတယ် လက်ကျန် Amount ကလည်း ရှိသေးတယ်ဆိုရင်)
system က automatically approve လုပ်ပေးမှာဖြစ်ပါတယ်။
ဒီနေရာမှာ buget approval process အရ DoA Delegation
of Authority မူတည်ပြီး Amount အနည်းအများအရ
requisition approval ဟာ BU head, CFO, CEO, Committes တွေအထိအဆင့်ဆင့်သွားပါလိမ့်မယ်။ Approved requisition ကို Purchase order အဖြစ် Contracts and
Procurement department က convert လုပ်ပြီး
supplier ကို issue လုပ်ပေးပါတယ်။
Budget available မဖြစ်ဘူးဆိုရင် budget transfer လုပ်ပေးရပါတယ်။ သို့သော် Opex to Capex transfer or vice versa မျိုးကျတော့ Finance & Investment Committe approval လိုအပ်တယ်ဆိုပြီး policy and procedure မှာထည့်သွင်းရေးဆွဲထားလေ့ရှိပါတယ်။
Goods or services ကိုဝယ်ယူပြီး
Actual ဖြစ်လာပါက core system ဖြစ်တဲ့
ERP system မှ budeting tool ဖြစ်တဲ့
Hyperion ကို actual data တွေကို flow
through ဖြစ်ပြီး လကုန်တဲ့အချိန်မှာ actual vs budget
compare လုပ်နိုင်အောင် system installation လုပ်ကတည်းက
design ချမှတ်ထားခြင်းဖြင့် identification of over or under
budget၊ analysis တွေကို dashboard တွေကနေ လုပ်ဆောင်ပေးနိုင်ပါတယ်။
ဒီနေရာမှာ တခုပြောလိုတာက budget ကိုတော့ static မပြောင်းလဲပဲ ၃လလောက်နေရင် ကျန်ရှိတဲ့လတွေအတွက်
actual condition တွေပေါ်မူတည်၍ forecast process စတင်ပြီး forecast ရေးဆွဲ ပြီးရင် ERP မှာ upload လုပ်ကြပါတယ်။ ဒါက MIS reporting
purpose အတွက်ပဲဖြစ်ပြီး budgetary control ကတော့
Static budget နဲ့ပဲဆက်သွားတာဖြစ်ပါတယ်။ ၄/၅လနောက်ပိုင်းဆိုရင်
လာမယ့်လအတွက်ပါ projection လုပ်ပြီး outlook ဆိုပြီး တ column ထပ်ထည့်ပြီး MIS report မှာ တင်ပြလေ့ရှိပါတယ်။ outlook က လာမယ့်လတလစာကို ပိုပြီးနီးနီးစပ်စပ်ဖြစ်အောင်
estimation လုပ်တာပါ။ အချိန်ရရင်တော့ ကျန်တဲ့လတွေကိုပါ
update လုပ် မရရင်တော့ ကျန်တဲ့လတွေကို forecast ကအတိုင်းထားပြီး ပြတဲ့ပုံစံဖြစ်ကြောင်း မျှဝေပေးလိုက်ပါတယ်။
အထက်ဖော်ပြပါ Budget process နဲ့ approval requirements တွေကြောင့်
rolling budget (Actual တလပြီးရင် နောက်ထပ် ၁၂လစာ budget ရေးဆွဲတဲ့ပုံစံ) ကို လုပ်ငန်းတချို့မကျင့်သုံးနိုင်ကြတာဖြစ်ပါတယ်လို့
ပြောလိုပါတယ်။
လုပ်ငန်းတခုနဲ့တခုကတော့ policy and
procedures ပေါ်မူတည်ပြီး တချို့ process အစိတ်အပိုင်းတွေမှာ
ကွဲလွဲမှုရှိမှာဖြစ်ပါတယ်ခင်ဗျာ။ အားလုံးပဲ စာရင်းကိုင်နဲ့ပတ်သက်တဲ့
knowledge တွေကို အဆင်ပြေပြေလေ့လာနိုင်ကြပါစေ။ အလုပ်အကိုင်တွေ အဆင်ပြေကြပါစေလို့ဆုတောင်းရင်း
နိဂုံးချုပ်ပါတယ်။
#budgetingprocessprocedures
Credit to original writer
